Pour les responsables de semaine

Le responsable de semaine cumule les rôle de bénévole et de responsable de semaine. Il a accès aux fonctions suivantes en plus de celles accessibles aux bénévoles.

Consulter la fiche d’un autre bénévole

La consultation d’une fiche se fait de la même manière que pour le bénévole (voir Consulter sa propre fiche de bénévole). La différence est que les Responsables de semaine ont accès à a totalité des fiches de tous les bénévoles.

Consulter les engagements d’un bénévole

Pour consulter les engagements d’un bénévole, il suffit d’aller sur la fiche du bénévole. En bas de la fiche apparaissent les jours et les rôles tenus par le bénévole.

Consulter les alertes planning par semaine

Une alerte planning survient quand un bénévole retire son inscription d’un rôle sur un jour et que personne n’a pris sa place. Autrement dit, le bénévole a retiré son pseudo et a laissé le champ pseudo à vide au moment de sa modification d’inscription. Cela arrive aussi si par erreur quelqu’un valide son inscription (volontairement ou par erreur) sans entrer de pseudo.

Il y a deux moyens de consulter les alertes planning.

Soit ouvrir l’onglet planning et regarder sur chaque jour si le panneau d’alerte est présent. Si le panneau est présent sur un jour cela signifie qu’il y a une alerte planning sur ce jour-là.

Soit aller sur le fiche du Responsable de Planning et consulter la synthèse des semaines où la personne est responsable. Un panneau d’alerte est affiché avec le nombre de jour en alerte planning pour ce jour-là.

Modifier une fiche bénévole

Pour modifier une fiche bénévole, ouvrir la fiche bénévole à partir de l’onglet Bénévoles. Puis appuyez sur le crayon en haut à droite ou sur “Modifier” pour accéder à l’écran de modification de la fiche.

Vous constatez que vous ne pouvez modifier ni le nom, ni l’adresse mail. Demander au Responsable Hiver Solidaire de le faire si besoin. Vous ne pouvez pas non plus modifier les inscriptions du bénévole.

Vous pouvez modifier les autres informations concernant le bénévole.

Modifier les rôles que peut assurer un bénévole

Aller dans la fiche du bénévole comme expliqué précédemment et se mettre en modification en appuyant sur le crayon en haut à droite. Modifier les rôles ou les jours disponibles.

Vous constatez que vous ne pouvez pas modifier les inscriptions du bénévole. C’est à lui de le faire. En cas d’impossibilité de modification par le bénévole (refus, impossibilité de le contacter,…) contactez le responsable Hiver Solidaire.

Après les modifications appuyer sur Terminé (iPhone) ou sur le check (Android) en hait à droite pour valider les modifications. Appuyer sur la croix en haut à gauche ou sur la croix pour annuler les modifications.

Modifier les disponibilités d’un bénévole

Pour rappel les disponibilités d’un bénévole sont les jours de la semaine où il est a priori disponible pour participer à l’activité hiver solidaire.

Pour modifier les disponibilités d’un bénévole voir le paragraphe précédent.

Consulter les bénévoles inscrits un jour et voir leur nom

Aller dans l’onglet planning et appuyer sur un jour.

L’écran d’inscription s’affiche. La première partie de l’écran affiche les rôles qui sont déjà tenus. En tant que Responsable de Semaine, ce n’est pas le pseudo qui s’affiche mais le nom du bénévole tel qu’il a été entré dans le champs nom de la fiche bénévole.

Pour rappel, seuls les Responsables de Semaines et le Responsable Hiver Solidaire peuvent avoir accès au nom des bénévoles inscrits (et non au pseudo).

Délégation d’inscription au planning

La délégation d’inscription au planning est nécessaire quand un bénévole ne souhaite pas (ou n’en a pas la possibilité) utiliser l’application. Ce bénévole sera quand même créé par le responsable hiver solidaire dans la liste des bénévoles afin que les responsables de semaine dispose de ses coordonnées.

La procédure à suivre pour inscrire le bénévole est la suivante:

  • Le responsable de semaine se met bien d’accord avec le bénévole sur le rôle et le jour où il veut s’inscrire (penser qu’il n’a pas accès au planning)
  • Le responsable de semaine va dans l’onglet planning et sur le jour concerné
  • Le responsable de semaine appuie sur le rôle concerné et passe en modification (en appuyant sur le crayon en haut à droite)
  • Le responsable de semaine entre un pseudo qui sera le nom du rôle suivi du jour et du mois par exemple : Lazare2301
  • Le responsable de semaine valide la modification en appuyant sur Terminé ou le check en haut à droite
  • Le responsable de semaine constate que l’inscription a bien été faite et qu’elle est lui est associée (c’est le mail du responsable qui est affiché)
  • Le responsable de semaine appuie sur “retour” pour revenir à l’écran du jour où il constate que l’inscription lui est associée
  • Le responsable de semaine appuie maintenant sur le crayon pour modifier le jour et accéder à la zone de commentaire “Inscription pour le compte de…”
  • Le responsable de semaine appuie sur le commentaire “inscription pour le compte de…” pour le modifier et y ajoute une ligne Lazare2301=Nom du bénévole tel qu’il apparaît dans la fiche bénévole
  • Le responsable de semaine garde la responsabilité de la gestion de cette inscription

Modifier qui est responsable de semaine

Aller dans l’onglet “Semaine” et appuyer dans la semaine correspondante.

Appuyer sur le crayon pour modifier la semaine.

Modifier le nom du responsable de semaine.

Modifier les informations de la semaine

Le terme “information de la semaine” désigne la première information visible dans l’onglet “Info”. Seuls les responsables de semaine peuvent modifier cette information. C’est l’endroit où laisser une consigne aux bénévoles lorsque cette consigne est valable plusieurs jours.

Par exemple:

  • Ne pas oublier de fermer la porte de l’église dès que les deux personnes accueillies sont présentes
  • Rappeler un élément du règlement hiver solidaire
  • etc…

Pour modifier l’information de la semaine, aller dans l’onglet info, appuyer sur “information de la semaine”, appuyer sur le crayon pour accéder à l’écran de modification.

Appuyer sur “modifier la note” et faite votre modification de texte.

Appuyer ensuite deux fois de suite sur Terminé et sur le check en haut à droite de l’écran. La date et l’heure de modification est mise à jour.

Faire “retour” pour revenir à l’écran “Info”.

Consulter la liste des bénévoles prêts à tenir un rôle

Appuyer sur l’écran “Rôles” accessible à partir du menu présent en haut à gauche de l’écran.

Appuyer sur le rôle souhaité. La description du rôle s’affiche ainsi que la liste des bénévoles qui ont a priori accepté de tenir ce rôle.

Recherche d’un bénévole pour un rôle et un jour donné

Cette fonction est utile pour combler un manque sur le planning pour un jour précis.

Appuyer sur l’écran “Recherche Bénévole” accessible à partir du menu présent en haut à gauche de l’écran.

Toutes les combinaisons “jour de la semaine / rôle sont affichées”. Vous pouvez filtrer la liste en entrant du texte dans la zone de recherche. Par exemple

  • Si vous entrer Lundi, seules les rôles associés aux lundi seront affichés
  • Si vous entrer Marthe, seules les jours associés à Marthe seront affichés.

Appuyer sur la combinaison recherchée. Par exemple Mercredi – Lazare si je recherche un bénévole pour tenir Lazare le Mercredi.

La liste des bénévoles a priori disponibles pour le jour et le rôle sélectionnés s’affiche.

Envoyer un message pour rechercher un bénévole

Cette fonction est utile pour envoyer un message de demande d’inscription aux bénévoles a priori disponibles pour un jour et un rôle donné.

Appuyer sur l’écran “Message Recherche” accessible à partir du menu présent en haut à gauche de l’écran.

Sélectionner le jour pour lequel rechercher un bénévole, et sélectionner le couple jour de la semaine / rôle dans la liste.

Attendre quelques secondes que la liste des mails des bénévoles auxquels envoyer le message se mette à jour. Une fois cela fait, appuyer sur l’enveloppe pour envoyer le message.

Un nouveau message est créé avec la messagerie installée sur le téléphone ou sur l’ordinateur.

Les destinataires du message sont le ou les responsables de semaines et les bénévoles a priori disponibles pour le jour et le rôle définis sont mis en copie cachée afin de conserver la confidentialité des données.

Modifier le message pour qu’il convienne avant de l’envoyer.

Envoyer un message aux bénévoles d’une semaine

Cette fonction est utile pour envoyer un message à tous les bénévoles qui se sont inscrit pour une semaine donnée. Ce message est en général envoyé par un responsable de semaine la semaine qui précède la semaine en question.

Appuyer sur l’écran “Message de semaine” accessible à partir du menu présent en haut à gauche de l’écran.

Sélectionner la semaine concernée et attendre quelques secondes que la liste des mails des bénévoles auxquels envoyer le message se mette à jour. Une fois cela fait, appuyer sur l’enveloppe pour envoyer le message.

Un nouveau message est créé avec la messagerie installée sur le téléphone ou sur l’ordinateur.

Les destinataires du message sont le ou les responsables de semaines, et tous les bénévoles inscrits la semaine concernées sont mis en copie cachée pour respecter leur confidentialité.

Envoyer un message aux bénévoles d’un jour

Cette fonction est utile pour envoyer un message à tous les bénévoles qui se sont inscrit un jour donnée. Ce message est en général envoyé par un responsable quelques jours avant ce jour défini. Il permet de mettre en relation les bénévoles qui vont intervenir ensemble.

Appuyer sur l’écran “Message du jour” accessible à partir du menu présent en haut à gauche de l’écran.

Sélectionner le jour concerné et attendre quelques secondes que la liste des mails des bénévoles auxquels envoyer le message se mette à jour. Une fois cela fait, appuyer sur l’enveloppe pour envoyer le message.

Un nouveau message est créé avec la messagerie installée sur le téléphone ou sur l’ordinateur.

Les destinataires du message sont les bénévoles inscrits la semaine concernées. Le ou les responsables de semaines sont en copie du message.

Modifier le message pour qu’il convienne avant de l’envoyer.

Consulter la liste des utilisateurs connectés

Cette fonction est utile pour savoir si un bénévole a bien pu se connecter à l’application.

Appuyer sur l’écran Sécurité pour voir la liste des adresses mail des personnes qui se sont connectées.

Un symbole vert indique que la personne est connue. Le symbole orange indique que la personne est inconnue, demander alors au responsable de planning Hiver Solidaire d’enregistrer la personne manquante.