Cette page donne les éléments clés pour commencer à utiliser l’application rapidement. Toute les fonctions qui sont réputés intuitives ne sont pas décrites dans cette page. Seules les informations et fonctionnements difficile à deviner sont décrits. Reportez-vous à la documentation détaillée à l’attention des bénévoles ou à l’attention des responsables de semaine si vous ne trouvez pas comment réaliser une actions.
Cette page décrit donc en particulier:
- Les pseudos
- Les rôles
- La délégation d’inscription
- Les commentaires d’un jour
- L’information de la semaine
- L’information de la veille
- Confidentialité
Les pseudos
La notion de pseudo (pseudonyme) permet de garantir la confidentialité des informations saisies par les bénévoles dans l’application. Voir la section confidentialité pour en savoir plus su le sujet.
Les rôles
Un bénévole hiver solidaire peut participer en assurant divers rôles:
- Marthe : apporter le repas et le partager
- Marie : écouter, discuter, jouer
- Lazare : dormir sur place
- Pierre : gérer les clés
- Véronique : laver le linge plat
Pour en savoir plus voir la section rôle ainsi que la description des rôles dans l’application.
La délégation d’inscription
La délégation d’inscription au planning est nécessaire quand un bénévole ne souhaite pas (ou n’en a pas la possibilité) utiliser l’application. Ce bénévole sera quand même créé par le responsable hiver solidaire dans la liste des bénévoles afin que les responsables de semaine disposent de ses coordonnées.
Pour gérer cette situation, le responsable de semaine s’inscrit à la place du bénévole et entre un pseudo qui sera le nom du rôle suivi du jour et du mois par exemple : Lazare2301. Il indique dans le commentaire “inscription pour le compte de …” qui est le bénévole qui est associé à ce pseudo (Lazare2301=Nom du bénévole tel qu’il apparaît dans la fiche bénévole).
Les commentaires d’un jour
Le commentaire d’un jour permet de laisser une information aux autres bénévoles qui participeront à hiver solidaire le même jour que vous. Par exemple:
- Vous savez que vous arriverez 20 minutes en retard par rapport à l’heure habituelle
- Vous viendrez ce soir là avec un ami à qui vous voulez faire découvrir hiver solidaire mais qui n’est pas bénévole
- Vous avez décidé d’apporter votre gâteau préféré
Ce commentaire est laissé sur un jour précis au moment de l’inscription.
L’information de la semaine
Le terme “information de la semaine” désigne la première information visible dans l’onglet “Info”. Seuls les responsables de semaine peuvent modifier cette information. C’est l’endroit où laisser une consigne aux bénévoles lorsque cette consigne est valable plusieurs jours.
Par exemple:
- Ne pas oublier de fermer la porte de l’église dès que les deux personnes accueillies sont présentes
- Rappeler un élément du règlement hiver solidaire
- Rappeler que tel aliment n’est pas le bienvenu
L’information de la veille
L’ information de la veille contient les informations importantes laissées par les bénévoles de jour en jour pour faire le relais avec les bénévoles suivants. On ne chercher pas à garder l’historique des informations.
Par exemple:
- Etat d’humeur général
- Problèmes rencontré la veille
- Un jeu qui a été bien apprécié
Le responsable de semaine qui consulte ces informations laissées par les bénévoles pourra le cas échéant reporter certaines informations comme information de la semaine.
Confidentialité
Les données sont accessibles en fonction des profils utilisateurs. Le bénévole n’a accès qu’aux informations qui le concernent personnellement, aux coordonnées des responsables de semaine, aux mail, téléphone et noms des personnes qui interviennent le même jour que lui.
Si un bénévole choisit de mettre son nom dans le champ pseudo, son inscription sera visible de tous les autres bénévoles.
Le responsable de semaine à accès à toutes les informations de tous les bénévoles.